Denne guide er vejledende og skrevet til ikke-juridiske læsere. Har I tvivl om jeres konkrete situation, anbefaler vi at kontakte en advokat med erfaring i foreningsret.
Hvad skal dagsordenen til generalforsamlingen indeholde?
En generalforsamling er kun gyldig hvis de rigtige punkter er på dagsordenen og de er kommunikeret til medlemmerne i indkaldelsen. Her er de obligatoriske punkter, hvad der horer under hvert punkt, og hvad der sker hvis et punkt mangler.
De 9 obligatoriske punkter
De fleste grundejerforeningers vedtægter fastslaår at dagsordenen for den ordinære generalforsamling mindst skal indeholde disse punkter:
- Valg af dirigent
- Valg af referent
- Bestyrelsens beretning for det forgangne år
- Fremlæggelse og godkendelse af regnskab
- Fremlæggelse og godkendelse af budget samt fastsættelse af kontingent
- Behandling af indkomne forslag
- Valg til bestyrelsen
- Valg af suppleanter
- Valg af revisor eller bilagskontrollant
- Eventuelt
Nogle vedtægter har yderligere obligatoriske punkter eller stiller specifikke krav til rækkefølgen. Altid tjek jeres egne vedtægter først.
Hvad horer under hvert punkt?
1. Valg af dirigent
Dirigenten leder generalforsamlingen, sikrer at forretningsordenen overholdes og erklærer afstemninger gyldige. Bestyrelsen stiller typisk et forslag — fx det næstlængst siddende bestyrelsesmedlem eller en ekstern person. Dirigenten må gerne være et menigt medlem, men bør ikke være del af bestyrelsen.
2. Valg af referent
Referenten skriver referatet. Det kan være et bestyrelsesmedlem eller et menigt medlem. Referatet skal underskrives af dirigenten og formanden efter modet.
3. Bestyrelsens beretning
Formanden (eller bestyrelsen samlet) fortæller hvad der er sket i det forgangne år: vedligehold, kommunale sager, tvister, nye tiltag mv. Beretningen tages til efterretning — der stemmes ikke om den.
4. Regnskab
Kasserer fremlægger regnskabet for det afsluttede regnskabsår. Regnskabet skal være revideret af bilagskontrollant før fremlæggelse. Generalforsamlingen stemmer om godkendelse.
5. Budget og kontingent
Bestyrelsen fremlægger budgetforslaget og foreslår kontingent for det kommende år. Generalforsamlingen godkender og fastsætter dermed kontingentets størrelse.
6. Indkomne forslag
Her behandles forslag der er indsendt af medlemmer inden den frist der fremgår af indkaldelsen. Hvert forslag behandles separat og der stemmes om hvert forslag.
7. Valg til bestyrelsen
De bestyrelsesposter der er på valg fremlægges. Kandidater foreslår sig selv eller opstilles af andre. Der stemmes hvis der er flere kandidater end pladser.
8 og 9. Suppleanter og revisor
Typisk 1-2 suppleanter og en bilagskontrollant vælges for ét år ad gangen. Husk at bilagskontrollanten ikke må være en del af bestyrelsen.
Indkomne forslag og frister
Forslag fra medlemmer der onskes behandlet på generalforsamlingen skal indsendes skriftligt til bestyrelsen inden en bestemt frist — typisk 7-14 dage før generalforsamlingen. Fristen fremgår af vedtægterne og skal altid nævnes i indkaldelsen.
Et forslag der ikke er nævnt i den udsendte dagsorden, kan som udgangspunkt ikke behandles på generalforsamlingen. Undtagelse: alle stemmeberettigede er til stede og er enige om at behandle det alligevel.
Hvad må behandles under eventuelt?
Under eventuelt kan medlemmerne rejse emner og drøfte dem frit. Men der må ikke stemmes om noget under eventuelt — hverken vedtagelse af forslag eller ændringer af beslutninger truffet tidligere på generalforsamlingen.
Hvis et emne er så væsentligt at det kræver en formel beslutning, må det settes på dagsordenen til næste generalforsamling — eller der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling.
Hvad sker der hvis et punkt mangler?
Mangler et obligatorisk punkt på dagsordenen, kan generalforsamlingens beslutninger anfægtes. I yderste konsekvens kan generalforsamlingen erklæres ugyldig og alle beslutninger annulleres.
Opdager I fejlen inden generalforsamlingen: send en ny indkaldelse med korrekt dagsorden og nyt varsel. Det er besværligt, men langt bedre end en ugyldig generalforsamling.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad skal dagsordenen til generalforsamlingen indeholde?
Dagsordenen skal mindst indeholde: 1) valg af dirigent, 2) valg af referent, 3) bestyrelsens beretning, 4) godkendelse af regnskab, 5) budget og kontingent, 6) indkomne forslag, 7) valg til bestyrelsen, 8) valg af suppleanter, 9) valg af revisor og 10) eventuelt.
Må der stemmes under eventuelt på generalforsamlingen?
Nej. Under eventuelt kan emner drøftes frit, men der må ikke stemmes om noget. Beslutninger kræver et opført dagsordenpunkt.
Hvad sker der hvis et obligatorisk punkt mangler på dagsordenen?
Generalforsamlingens beslutninger kan anfægtes og generalforsamlingen kan erklæres ugyldig. Opdager I fejlen forinden: send ny indkaldelse med korrekt dagsorden og nyt varsel.
Kan indkomne forslag behandles uden at stå på dagsordenen?
Som udgangspunkt nej. Undtagelse: alle stemmeberettigede er til stede og er enige om at behandle det alligevel.
Hvad er fristen for at indsende forslag til generalforsamlingen?
Fristen fremgår af vedtægterne og skal stå i indkaldelsen — typisk 7–14 dage før generalforsamlingen.