Sådan skriver du et referat fra generalforsamlingen

Referatet er det officielle bevis for hvad der blev besluttet. Et mangelfuldt referat kan skabe tvivl om gyldigheden af beslutninger og give problemer år senere. Her er hvad det skal indeholde, hvem der skriver under, og hvad du aldrig må glemme.

Hvad skal referatet indeholde?

Et referat fra en generalforsamling er ikke et ordret udskrift af diskussionerne. Det er en faktuel dokumentation af hvad der blev besluttet, hvem der stemte hvad, og hvem der er valgt til hvad.

Disse punkter skal altid være med:

• Foreningens navn og adressen for generalforsamlingen
• Dato og tidspunkt
• Antal fremmødte (og evt. antal stemmeberettigede)
• Dirigentens navn og konstatering af lovlig indvarsling
• Referentens navn
• Behandling af hvert dagsordenpunkt med beslutning
• Afstemningsresultater (for, imod, blanke)
• Navne på nyvalgte bestyrelsesmedlemmer og deres poster
• Dato for godkendelse og underskrifter

Eksempel på et korrekt referat

Sådan kan et enkelt punkt se ud:

Hvad skal ikke med i referatet?

Undgå at skrive lange referater af diskussioner. Det tager tid, skaber forvirring og kan give problemer i forhold til GDPR hvis folk siger noget personligt. Hold det til det faktuelle.

Udelad typisk:

• Ordret gengivelse af hvad den enkelte sagde
• Personlige oplysninger der ikke er relevante for beslutningen
• Diskussioner der ikke førte til en beslutning
• Navne på folk der stillede spørgsmål (medmindre de selv ønsker det)

Hvem skriver under på referatet?

Underskrifterne bekræfter at referatet er et korrekt billede af det der skete. De fleste vedtægter kræver underskrift fra to af disse tre:

• Dirigenten (den person der ledede mødet)
• Formanden
• Referenten (den der skrev referatet)

Tjek jeres egne vedtægter. Nogle kræver kun dirigentens underskrift, andre kræver alle tre. Hvis vedtægterne er tavse, er det god praksis at både dirigent og formand skriver under.

Kan referatet godkendes på næste generalforsamling?

Ja. Mange foreninger har et fast dagsordenpunkt om godkendelse af seneste generalforsamlingsreferat. Det er en fin praksis, men det forhindrer ikke at referatet er gyldigt og kan bruges i mellemtiden.

GDPR og persondata i referater

Referater indeholder ofte persondata: navne på valgte, navne på dem der fremlægger regnskab, hvem der stemte imod. Det falder ind under GDPR.

I praksis betyder det:

• Navne på bestyrelsesmedlemmer må offentliggøres (det er en del af deres funktion)
• Navne på menige medlemmer i diskussioner bør undgås medmindre det er nødvendigt
• Helbredsoplysninger, økonomiske problemer og andre følsomme oplysninger må ikke stå i et referat der offentliggøres
• Referater må ikke lægges offentligt tilgængeligt på nettet hvis de indeholder persondata ud over bestyrelsesnavne

Hvornår og hvordan opbevares referater?

Der er ingen lov der kræver at grundejerforeninger gemmer referater i et bestemt antal år. Men god praksis siger at I aldrig bør slette dem.

Referater er bevis for hvad foreningen har besluttet. De kan være afgørende i konflikter om vedtægtsændringer, kontingentforhøjelser og ejendomsforhold. En forening der har referater tilbage til sin stiftelse står altid starkere.

Digitalt eller fysisk?

Begge dele er gyldige. Digitale referater er langt nemmere at finde og dele. Scan ældre papireferater og gem dem struktureret: et mappe per år, med klare filnavne som generalforsamling-2024-04-15.pdf.

MinGrundejer har et integreret dokumentarkiv hvor referater kan uploades og tilgås af bestyrelsesmedlemmer og (hvis I ønsker det) offentligheden.

Hent en færdig referatskabelon

Skal du også bruge hjælp til selve indkaldelsen? Læs: Sådan indkalder du til generalforsamling.